根据党和国家有关档案工作的决定和法规，为加强学院文书档案的科学管理，更好地为学院各项工作服务，经院长办公会议研究，特制定本规定。

一、文书处理

1、严格执行《国家行政机关公文处理办法》，公文处理必须规范化、制度化。

2、公文必须按照公文写作的规定和要求用16开稿纸书写，合理应用文种，格式符合要求，请示应坚持“一文一事”，避免请示报告混杂。

3、发文必须按照规定审批程序，经院领导签发、统一编号后行文，并做好发文登记。

4、收到上级文件后必须先登记，传阅文件要合理安排，严格管理，做到及时、准确、安全，并做好催交、传阅工作，以免积压和散失。组织传阅时，应本着先急后缓，先领导后其他，先主办后协办、先办理后阅知的原则进行。

5、凡本院人员外出公务活动中形成、带回的文件，均应交办公室收集、登记、归档，任何人不得据为己有拒绝归档。

二、立卷归档

1、本院在工作活动中形成的各类文件材料（文书、教学、科技、声像、会计）均应及时收集、立卷归档。

2、立卷工作要做到年年清，不得借故拖延和积压，按时完成每一年度的立卷归档任务。

3、坚持平时立卷和专题立卷，每办一件事，每开一个重要会议或每搞一个中心工作，要及时做好文件材料的收集整理、立卷归档工作。

4、立卷归档的基本要求

（1）卷内文件的排列，必须保持文件之间的历史联系。

（2）归档的文件必须整齐、整洁，纸张规格统一，正件、原件要齐全。

（3）卷内文件的排列要先近后远、先重要后次要、先批复后请示的原则。

（4）卷内文件必须按年代日期统一编号

5、归档时间

（1）每年5月底前必须完成上一年度的文书材料归档任务。

（2）科研项目文件材料必须经鉴定后即立卷归档。

（3）基建项目文件材料必须在竣工验收后即立卷归档。

（4）设备、仪器的随机文件材料在设备开箱后即立卷归档。

（5）会计档案，包括账册和凭证必须在隔年的上半年立卷归档。

三、档案保密

1、严格执行《保守国家秘密法》和一切相关的法律法规。

2、文件、档案、材料要专人专柜保管，要做好安全保卫工作。

3、严格执行档案查（借）阅制度。

4、严格执行档案，文件的销毁制度，做好销毁记录。

5、对违反规定者，要按《档案法》的有关规定处理。

四、 档案借阅

1、档案室是本院党政档案集中统一的管理部门，并为学院及各教学部门服务。

2、查（借）阅档案，必须填写《档案查（借）阅登记簿》，阅后一律归还档案室，不得损坏和遗失。

3、凡要摘抄复制时，要由有关领导批准同意后进行，

五、 档案移交

1、严格执行档案统一管理的原则，凡在本院工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，都应交档案室归档保存。

2、各部门在年终时，要按《立卷类目》将文件材料收集齐全后向档案室移交。

3、移交文件材料时，必须填写《档案材料移交清单》一式两份，双方各执一份。

4、档案管理人员变动时，要做好档案的移交工作，认真办理交接手续。